Qu’est-ce que les données de référence ?

Informations produits, informations clients, données fournisseurs, données financières, ressources numériques… Les entreprises collectent et stockent différents types de données et donc d'informations essentielles à leur bon développement.
Mais alors pourquoi une bonne gestion des données est-elle si importante ? Comment exploiter toute la richesse de ces données de référence ?

Définition d’une donnée de référence

Les données de référence ou master data, sont les données stratégiques dont dispose l’entreprise. Elles sont réparties dans tout le système d’information et sont utilisées dans les logiciels métiers de l’entreprise. Il peut s’agir de tous types de données marketing :

Les données fournisseurs : informations sur les commandes, inventaires, factures et taxes
Les données clients : noms, emails, adresses de livraison, historique de commande
Les données de localisation : informations légales, déclinaisons géographiques
Les données analytiques : pour mesurer, analyser et optimiser les processus et stratégies
Les assets digitaux : tous les assets numériques nécessaires à la communication, au marketing et à la vente
Les données produits : descriptif fiche produit, modèle, couleur, taille, prix de vente, unité de mesure, schéma, notice, etc.
Les données juridiques : normes, réglementations, mentions légales, etc
Les traductions : textes en différentes langues , etc.

Aujourd’hui, la qualité de tous les types de données est au cœur du processus. Environ 82% des décideurs d’entreprise évoquent l’amélioration de la qualité des données comme axe d’amélioration au sein de l’entreprise (*The Economist). La donnée de référence est créatrice de valeur, et enrichit ainsi les données transactionnelles.

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Pourquoi la gestion des données de référence est-elle importante pour les entreprises ?

Les systèmes de gestion de données les plus utilisés sont les architectures en silos et le Master Data Management (MDM = PIM + DAM + CMS).

Le problème de la structure en silo, c’est qu’elle segmente les données par département. Par conséquent, les données ne sont pas unifiées et ne communiquent pas entre elles.

Si auparavant, les silos ont beaucoup été utilisés par les grandes sociétés, ils amènent aujourd’hui les collaborateurs à de mauvais choix stratégiques. En effet, avec les silos, il est difficile de savoir quelle est la bonne version de l’information, notamment en raison des doublons et de la non mise à jour des données.

Les collaborateurs rencontrent donc des difficultés à accéder aux informations dont ils ont besoin. De ce fait, le cloisonnement des données constitue une véritable perte de temps et de productivité. De même, la qualité des relations clients diminue, et les campagnes marketing perdent en efficacité.

Ainsi, une bonne gestion des données de référence assure le développement et la pérennité d’une entreprise. C’est pourquoi la solution la plus adaptée pour répondre aux nouveaux enjeux de la multicanalité, est de choisir un processus de gestion centralisée des données de référence.

Les raisons qui amènent les entreprises au déploiement d’un référentiel unique sont nombreuses. Et bien souvent, cette idée émerge lorsque l’entreprise entreprend sa transformation digitale. La donnée représente en effet un élément extrêmement important dans toute structure, quelle que soit sa taille.

Objectivement, le référentiel unique permet de :

Personnaliser et gérer l’expérience client/produit
Optimiser les processus clients
Réduire le time-to-market
Réduire les coûts marketing
Optimiser la supply chain

Comment assurer la gestion des données de référence (Master Data Management) ?

Pour assurer la gestion des données de référence de l’entreprise, la solution MDM (Master Data Management) est la plus adaptée. Grâce au MDM, fini l’architecture en silos de données et donc les informations éparpillées, au risque de ne pas s’y retrouver.

Plus clairement, le MDM contribue à la définition d’un langage commun pour l’ensemble de l’organisation. Le Master Data Management centralise l’information, supprime les doublons, et procède à la mise à jour des données de référence.

Plutôt que d’entreposer les mêmes données dans différents gestionnaires, le MDM les conserve au sein d’un seul et unique fichier maître, ce qui simplifie l’organisation de l’entreprise. Les valeurs sont standardisées afin d’être utilisées par toutes les applications du système d’information.

Les acteurs de l’entreprise bénéficient d’un accès aux données sur les clients, les produits, les fournisseurs etc. Les collaborateurs sont ainsi assurés d’accéder à une information fiable et actualisée et ce, rapidement. Ce processus améliore donc la productivité des équipes.

Le rôle du Master Data Management est de simplifier la gestion des données stratégiques de l’entreprise ainsi que d’assurer le maintien de la qualité et de la gouvernance des données de référence. Une attention est portée à la traçabilité des données et la sécurisation de celles-ci.

La mise en place d’un référentiel unique à travers une solution de MDM est un projet de grande ampleur. Vous avez un projet de gestion des données de référence ? Vous souhaitez mettre en place un projet MDM dans votre entreprise ? Nous vous proposons des outils pour faciliter la gestion et l'entrepôt de vos données de référence. Bénéficiez d’une démo personnalisée afin d’avoir une vision grand-angle !

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